個人事業主になって2か月。
自分自身の事務所の経理もやらなくてはなりません。
税理士という職業なもので、会計ソフトへの入力は問題ないですが、前段階の領収書やレシートの整理はもっともっと改善の余地はありそうです。
領収書やレシートの整理だけは、「日々」やりましょう。
私も毎日朝10分、やっています。
取引は毎日発生する
税理士業で顧問が中心だと、「売上」が日々発生することはあまりありません。
税理士で顧問先の顧問料の振替えが出来る、「日税サービス」を利用しているため請求書を発行することもほとんどありません。
税務顧問の「売上」だけをみると月に1回会計データへ反映させる程度で済んでしまいます。（現状は、ですが）
しかし、「経費」に関する取引は日々発生します。
電車に乗った、事務用品を買った、業務に必要な本を買ったなど。
現金やICカード、クレジットなど色々な「決済手段」で支払うことになります。
現在は出来るだけ「現金」を使わないで支払うようにしていますが、ICカードであってもクレジットカードであっても取っておく必要があります。※消費税法において、書類の保存が必要になるためです。
経費に関するレシートは、ほぼ毎日色々なお店からもらいます。
まとめてやると大変
レシートや領収書を財布や封筒に入れておいて月末や決算時期にまとめてやろうとすると、とても大変です。
「経費」の取引は、ほぼ毎日発生するのです。
一日1枚だとしても365枚も溜まってしまうことになります。
会計データへ入力する場合には、「決済手段」ごとに整理されていると入力しやすくなります。
決済手段別で分けるとすると、
- 現金
- ICカード
- クレジットカード
- 通帳
このようになります。
特に曖昧になりがちなのが、「現金」・「ICカード」、「クレジットカード」のどれで支払ったのかということです。
レシートや領収書に決済手段が書いてあるレシートだといいのですが、タクシーのレシートなど分かりにくい場合があります。
まとめてやると「どうやって支払ったか」まで明確に覚えていない場合が多く、整理するのにも時間がかかります。
決済手段が曖昧だと、「タクシー代」を会計ソフトに「現金」で支払ったと入力したのに、クレジットカード明細からデータを連携したら、二重計上されていたといったことが起こり得ます。
また、飲食に関するものは「誰と食べたか」というものを記載しておいた方がいいでしょう。（経費・経費にならないの判断材料になります）
手帳やGoogleスケジュールにきちんと行ったお店、誰と行ったかなど記録に残しておけば後々照合することは可能ですが、照合するだけでも時間がかかってしまいます。
「日々やる」ことで習慣化させる
会計データへの入力は、まとめてやってもいいでしょう。（週1回、月1回といった短いスパンが理想ですが。）
ですが、レシートの整理は日々やっておきましょう。
取引量が増えてくると、「いつ・どこで・何を・どうやって支払ったか」を把握しておくことが難しくなります。
そして決済手段が多くなってくるとそれだけ管理が難しくなります。
レシートや領収書を一時的に保管しておく「小さめのクリアファイル」など、簡単に決済手段ごとに分けてしまっておけるものがあるといいですね。
毎朝10分くらいあれば前日のレシートの整理くらいはできます。
出勤して10分くらいであれば時間は作れるのではないでしょうか。
日々やるという習慣になればそんなに苦にならないハズです。
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まとめ
会計データの入力は、整理したレシートをただソフトへ入れる・Excelへただ記入するだけなので「まとめて」やっても大丈夫です。
ですが、その前段階のレシート・領収書の整理は「日々やる」ことをオススメします。
溜めてしまうと億劫になるものです。（かなりの枚数になります。）
朝10分あれば出来てしまう作業です。
今日からレシートの整理、「日々」やってみませんか？
《編集後記》
今日は、独立して2回目の月次決算の締め日です。
7月分の会計データの締め、データのバックアップ、月の目標など7月を振り返って8月はどういうテーマをもって進んでいこうか検討しました。
今月は、「新しいことを始める」を目標としていきたいですね。
