名刺管理をするのに、どのようにしようか迷っていました。
友達に勧められ、Sansanの個人向け名刺管理アプリ「Eight」を導入してみました。
Eightとは
Eight（エイト）は、スマホで名刺を撮るだけで正確にデータ化され、簡単に名刺管理が出来るビジネスパーソン必携のアプリです。
相手もEightを利用していれば、名刺の変更やビジネスの最新情報をフィードで受け取ることができ、あなたのビジネスネットワークを活用できる機会は広がります。
Eight-100万人が使う名刺アプリ Googleplay より
特徴
Eightの名刺データの読み取りは、
- スマホで名刺を撮影
- オペレーターが名刺データを手入力でデータ化
このような手順でデータ化されます。
OCR読み取りで、文字認識できるPC専用の名刺管理ソフトやEvernoteの名刺管理を試したことがありますが、どうしても読み取り精度が劣り、後から修正することがあり時間がかかりました。
その点、Eightは人力によるデータ化のため、機械による自動読み取りより精度が上がります。
読み取り後、何枚か名刺と登録データを確認しましたがほぼ正確に入力されていました。
※氏名のフリガナは、入力されていない部分も。公式サイトでもFAQで記載がありました。自動読み取りより精度は上がりますが、それでも間違いはあるようです。登録が終わったデータは一度確認したほうがいいでしょう。
データの更新
名刺交換をしたあと、名刺交換をした相手や自分の名刺データに変更があった場合、変更がある都度連絡を取れればいいのですが、取れない場合は名刺の情報は古いままです。
役職、部署が変わったというのを知らないまま連絡をしてしまうと、相手に対して失礼になってしまったり。
Eightを双方利用しており、自分の役職や、部署が変わったなどの情報をアップロードすれば、変更内容が相手方に通知されるようになっています。
つまり、同じアプリを使っていれば、名刺の情報の更新は相手が行ってくれるということになります。
電話帳のように使える
Eightは、クラウドアプリであるためスマホ、PCのどちらかでも利用可能です。
PCからEightを開き、メールを送信することも可能です。
スマホからは、Eightから直接電話をかけることも可能です。
PCのメールソフトやスマホの電話帳に登録しなくても、Eightを電話帳のように利用することが出来ます。
プライベートの電話番号やメールアドレスは、スマホの電話帳に登録、ビジネス用の電話番号やメールアドレスはEightへ登録といったように使い分けることもできます。
Eightの利用方法
自分の名刺を登録
Eightの利用を始めるには、まず自分の名刺をスマホで撮影し登録します。
相手の名刺をスマホで撮影
自分の名刺の登録が終わったら、あとは手元にある名刺をスマホで撮影するだけです。
人力によるデータ入力なので、それなりに精度は高いです。
Eightを利用している人の名刺を登録すると、名前の横にEightのマークがつきます。
Eight
Eightを使っている人のデータは、更新することで常に新しいものを確認することが出来るようになります。
メモやラベルで整理
メモやラベル機能がついているので、どの場面で名刺交換した人か、どのようなものが好きなのかといった情報を記入しておくことが出来ます。
ラベルを付けることで、名刺を整理することも可能です。
有料版（プレミアム）と無料版の違い
機能
| 無料 | 有料 | |
| 名刺データのダウンロード | × | 〇 |
| 優先してデータ入力 | × | 〇 |
| 全項目を必ずデータ入力 | × | 〇 |
無料版でも有料版でも、データ化はオペレーターによる手入力です。
有料版ではより精度が高く、無料版より優先して処理を行うようです。
手入力のため、データをアップしてからアプリに反映されるまで時間がかかります。
また、有料版では名刺データをCSVでダウンロードできます。
この機能を使って、宛名ソフトに取り込んだり、顧客のデータベースの作成も出来るようになります。
有料版の料金
有料版のプレミアムの料金は、下記の通り。
| 月額 | 年額 | |
| Google Play | 400円 | 4,000円 |
| App Store | 480円 | 4,800円 |
iPhone版（App Store）の方が若干高くなっています。
リンク：Eight
使っていて気になること
スマホ撮影の難しさ
スマホ撮影からデータ化する名刺管理アプリで共通のことだと思いますが、名刺の撮影がうまくいかないことがあります。
- 撮影している環境…名刺を机の上において上から撮影すると、名刺にスマホ自体の影が出来て暗く映ってしまう。
- スマホのカメラとアプリの相性…スマホのカメラとアプリの相性が悪いと起動しないことも。
- スマホのカメラの性能…撮影についてはスマホのカメラの性能に依存するので、うまくフォーカスが合わないとピンボケになってしまう。
- 名刺の紙質…名刺の紙質により、光を反射してうまく撮影出来ず、一部の文字が判別不能になってしまうことも。 など
自動読み取りやオペレーターによる手入力であっても、名刺がしっかりと撮れていなければ精度が高いデータにはなりません。
影や光が入らないように、スマホ撮影を手助けするモノも販売されています。
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scansnapで取り込む
スマホ撮影は、撮影後にデータを確認して上手く撮影出来ていないデータを撮りなおすことができますが、時間がかかってしまいます。
Eightでは、scansnap用の、「EightScan」というPC専用のアプリも提供しています。
scansnapシリーズのスキャナーから、名刺をスキャンすることが出来ます。
私はiX100で取り込んでみました。
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高機能版のiX500では連続取り込みが出来るようですが、iX100では1枚づつでスキャンが止まってしまい、いちいちScanボタンを押す必要があります。
また、表面しかデータ化することが出来ません。
それでも、スマホ撮影のようにピントや角度を気にする必要がないため、名刺の取り込みはスキャナーから取り込むことにしました。
交流会で交換した名刺65枚をスキャナーで取り込み、サーバーに送った後、アプリに反映されるまでの時間は、約25分でした。
バックアップ
クラウド上にデータがあるので、いつでもどの端末でもデータにアクセスできるというのが、クラウド版の名刺管理アプリの利点です。
ですが、そもそものサービスがなくなってしまったり、クラウド上のデータがなくなってしまったりする可能性もあり得なくはありません。
名刺のデータも立派な資産です。
バックアップのために、プレミアムへ登録し、CSVでいつでもデータを吐き出せる状況にしました。
まとめ
名刺の管理方法は色々ありますが、出来るだけ時間をかけずに利用できる状態にしたいものです。
使い始めて少しですが、使い方に慣れてきた頃に、使用感をレビュー出来ればいいなと思っています。
自分自身の利用目的にあった名刺管理方法を見つけて、時間をかけずに情報を整理しましょう。
