マネーフォワードクラウド会計やfreee、弥生会計オンラインなど新しい会計ソフトが登場してきています。
これらの新しい会計ソフトは、「クラウド会計」と呼ばれるものです。
そもそも、クラウド会計とはどういったものなのか、また今までの会計ソフトとどのようなところが違うのか、
簡単にまとめてみました。
クラウド会計で出来るようになったこと
クラウド会計って？
クラウド会計とは、下記のようなものが出来るものをいいます。
- 特定のPCへ会計ソフトのインストール不要
- 銀行やクレジットカードなどの取引明細を自動取得
- 複数の端末、複数人でデータの共有が出来る
従来の会計ソフトでは、ソフトを買ってきてPCへインストールするところから始まります。
当然、インストールしたPCでしか操作することが出来ませんでした。
クラウド会計では、インターネット上で会計ソフトへログインし操作します。
PCへソフトウェアをインストールする必要がありません。
インターネットへアクセスできる環境であれば、事務所のPC・自宅のPC・スマホなどからでも操作することができ、複数人でのデータの共有も可能になりました。
従来の会計ソフトの場合、複数人でデータを見るためには複数の会計ソフトを購入する必要がありました。
またクラウド会計では、銀行やクレジットカードの取引明細を自動で取り込むことが出来るようになりました。
クラウド会計の最大のメリットは、各種取引明細の自動取得です。
自動で取得
クラウド会計では、下記のような取引明細の自動取得が出来るようになりました。
- 銀行の取引明細
- クレジットカードの購入履歴
- POSレジのデータ
- 電子マネーの購入履歴
- Amazonなど通販サイトの購入履歴 など
各種サービスのアカウントをクラウド会計へ紐づけると、自動で取引明細を取得し会計データへ反映されます。
また自動で取得した取引明細はただ取得するだけでなく、明細に記載されている内容などから、ある程度の「勘定科目」を推測するようになっています。（あくまで推測なので、ご自身の状況にあった科目を選ぶことが必要です。）
クラウド会計ソフトへの入力～従来の会計ソフトからの比較～
クラウド会計が登場して、従来の会計ソフトとどのように入力の仕方が変わったのか見てみましょう。
従来の会計ソフト
- 銀行取引の入力→手動
- 現金取引の入力→手動
- クレジットカードの入力→手動
すべての取引を日付・勘定科目・数字・内容などを、一つ一つ手で手で会計ソフトへ入力していました。
時間がかかり、簿記の知識も必要でした。
クラウド会計ソフト
- 銀行取引→自動取得
- 現金取引→手動
- クレジットカード→自動取得
銀行取引やクレジットカードの取引明細は、クラウド会計を利用することで自動で取り込むことが出来るようになり、手動で入力する部分は「現金取引」のみになります。
現金取引は、自動でデータ化出来ないのでどうしても「手動」で入力することになります。
手で入力する部分が減ることで入力に係る時間が短縮されたり、自動で勘定科目を推測したり繰り返し出てくる取引などは勘定科目を学習していくため、簿記の知識がなくても使いやすくなりました。
クラウド会計にはどのようなものがある？
クラウド会計で代表的なものは、
などが挙げられます。
無料で使える期間があるものが多いので、試して一番使いやすいものを利用するようにしましょう。
クラウド会計の6つのメリット・4つのデメリット
従来の会計ソフトより「手動」で入力することが大幅に少なくなるためメリットだけのような感じを受けますが、デメリットもあります。
メリット
- 自動取得が出来る
今までは銀行の通帳などは1行1行入力していましたが、自動取得が出来るようになり、作業の負担・時間が大幅に減ります。
- WEB上でアクセスするため、使う端末、場所を選ばない
インターネットに接続できる端末であれば、Macでもスマホからでも使えます。
事務所でも自宅でも使え、場所を選びません。
- 使い込むと便利になる
一度クラウド会計に取り込んだデータは学習し、また同じ内容が出てくると勘定科目を推測してくれるようになります。
使えば使うほど推測される項目が増え、入力する項目が減っていきます。
- 初心者でも使いやすい
簿記や会計を知らなくても、取り込んだデータの内容や取引先から勘定科目を推測するため、初心者でも使いやすくなっています。
- 常に最新バージョンを使える
インターネット上のソフトを利用するため、会計ソフトは常に最新版を利用することが出来ます。
従来のソフトは最新バージョンは購入したり、自分でアップデートする必要がありました。
一番重要なのは、消費税の税率への対応です。
消費税の税率改正へ対応するためには、バージョンを常に最新へ保っておく必要があり、常に最新バージョンを使えるのは便利です。
- リアルタイムで数字が見れる
従来の会計ソフトよりデータの反映が早いため、リアルタイムで数字を見ることが出来ます。
デメリット
- 初期設定が大変
ネットバンキングやクレジットカードなどを登録する場合、まずインターネット上で各種サービスを使うためのIDやPWを事前に準備しておく必要があります。
IDやPWの発行までに時間がかかり、すぐにセットアップが終わらないなど意外と大変です。
- 現金取引が多いとクラウド会計は使いにくい
クラウド会計は、自動取込が出来るというのが最大のメリットです。
現金取引の場合、自動で取り込めないため現金取引が多い業種などはクラウド会計には向いていないことも。
- サーバーにアクセスが集中、サーバーがダウンしたら。
クラウド会計は、インターネット上でログインして利用します。
サービスを提供している会社のサーバーにアクセスが集中したり、ダウンした場合、動きが遅くなったり、アクセスできなくなったりする可能性もあります。
- 仕訳の連続入力には向かない
クラウド会計は、インターネットに常にアクセスしている状態です。
仕訳を入力する際も常にデータの送受信が行われています。
1つ1つの入力で一瞬の硬直があるため、時間がかかり連続入力には向きません。
まとめ
クラウド会計の魅力は、自動取込が出来ることにあります。
現金は自動で取り込めないなど、現状すべて自動化できるわけではありませんが従来の会計ソフトより入力の負担は減っています。
これからクラウド会計を使って入力を始めてみたいという方、会計ソフトを乗り換えたいという方の参考になれば幸いです。
