請求書を発行したら、会計ソフトへ入力しなければなりません。
入力方法、どのようにしていますか？
請求書の発行
請求書、どのように作成していますか？
- 手書き
- Excelで作成
- 士業の業務管理ソフト（MJSや司法書士ソフト「権」など）
- クラウド請求書（MFクラウド請求書やMisocaなど）
どの方法でもOKです。手書きという方はあまりいらっしゃらないでしょうが。。。
どの方法も間違いではありませんが、「その先」のことも少し考えてみましょう。
「その先」というのは、会計ソフトへ入力やデータの分析に使うということです。
- 日付
- 得意先名
- 住所
- 金額
といったものをデータで出力することができれば、大体の会計ソフトにそのまま取り込むことができますし、そもそものデータを加工することで様々な分析に利用することができます。
また、もともとのデータをそのまま使うので、転記ミスといった人的ミスを防ぐことにもなります。
効率化や、分析、ミス防止につながります。
その先へつなげやすい方法で、自分が使いやすいものを選ぶといいですね。（そうすると、手書きは、選択肢からなくなりそうですね。）
会計ソフトへの入力
会計ソフトへ入力する場合、①手入力、②取り込み、③連携といった方法があります。
手入力
請求書を作成した後は、会計ソフトへその内容を入力しなければなりません。
一般的な事業の売上は、
と取引先1社につき1行という仕訳が想定されますが、士業の仕訳は少し複雑です。
複雑になる理由は、源泉徴収税額と立替金が発生する可能性があるからです。
特に、弁護士や司法書士、土地家屋調査士といった士業の方は、立替払いすることも多いので仕訳が複雑になりがちです。
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司法書士の仕訳を例に見てみましょう。
- 源泉徴収税額あり
- 印紙代などの立替金あり
1つの請求書から、会計ソフトへ入力しなければならない数字が多くなります。
請求書→会計ソフトへの「手入力」は、一般的な事業よりも手数が多くなるので時間がかかります。
会計ソフトによっては、「仕訳辞書や振替伝票辞書」といった、仕訳の型を登録しておくことができます。
一つ一つ新しく仕訳を作成するよりは、早く入力できますが、手入力自体オススメはできません。
転記ミスが起こりやすいので。
MFクラウドの仕訳辞書の画面。登録しておくことで入力は少しラクに。
取り込み
会計ソフトは、仕訳やCSVデータを取り込む機能がついているものがあります。
弥生会計やMFクラウド会計・確定申告などにはその機能があります。
加工できれば、簡単に取り込むことができます。
売上の入力に1時間かかっていたものが、加工・取り込みができれば10分くらいで完了します。
関与しているお客様の売り上げデータは、CSVデータをExcelで加工して仕訳形式にして取り込んでいます。
例えば、
業務管理ソフトから請求データをCSVで出力します。
Excelを使って必要な部分を抜き出します。
仕訳の形式に変換して、会計ソフトへ取り込みます。
このような形で、取り込むことができます。
ちょっとした変換用のExcelを作成する必要はありますが、一度作ってしまえば効率はグンと上がります。
連携
クラウド会計と連携できるソフトを使っていれば、そのまま連携することができます。
MFクラウド会計・確定申告を利用しているのであれば、MFクラウド請求書やMisocaなど、直接連携することができます。
連携することができれば、一番簡単かつ早いです。
まとめ
請求書を作成し、手入力で会計ソフトへ入力するのは、時間がかかりますし、ミスにもつながります。
取り込みや連携といったものを使うと、効率化・分析・ミス防止になります。
せっかくの元データ、使わない手はありません。
- Excelで作成…売上管理表などのデータベースを利用して請求書作成、データベースを加工して会計ソフトへ取り込み
- 業務管理ソフトで作成…CSVデータを出力→データ加工→会計ソフトへ取り込み
- クラウド請求書で作成…会計ソフトへ連携
もし、Excelや業務管理ソフトで請求書を作成していて、会計ソフトへは手入力しているといった場合、会計ソフトへの入力時間をもう少し効率化できて、時間の短縮ができるかもしれません。
ご自身の請求書の作成方法や、会計ソフトへの入力方法、見直してみましょう！
