こんにちは！よっしーです。
電話対応って厄介ですよね。
勤務に戻って、より一層思いました。
電話不要派側
個人的に電話は不要だと思っている側の一人です。
電話必要、不要は色々な意見があると思いますが、やはり
- 電話している最中に仕事が中断する
これが一番大きな理由です。
一人で仕事をしているとどうしても時間が足りなくなることがあるので。
それは勤務でも同じですが。
独立時の電話へのスタンス
固定電話未導入
開業する際に、固定電話（兼FAX）を引くかどうか一瞬検討しました。
税理士で固定電話が必要ないタイミングは、
- 税務署とのやり取り
- 税理士会とのやり取り
が主です。
特に、対税務署との書類のやり取りが発生するため、FAXの導入を検討する必要がありました。
ただ、開業して間もない時期に、そんなに頻繁に税務署とのやり取りが発生するとは思えなかったので、固定電話の導入は見送りました。
スマホ＋ガラケー
通信料金を極力抑える関係で、スマホ（データ通信専用）＋ガラケー（通話専用）で運用していました。
結果として、個人で一人で仕事をする上では固定電話は不要でした。
固定電話を導入してビジネスフォンを導入しても、常に転送状態だったと思いますし。
勤務に戻ってからのスタンス
勤務に戻ると、デスクにはビジネスフォン、個人へは会社支給のiPhone。
電話だらけになってしまいました。
固定電話も、スマホからの発着信両方無くしたいのですが、いきなりは無理なので、せめて固定電話対応を減らす動線作りを始めました。
電話対応を減らす動線を作る
会社支給のiPhoneからの発信
引き継いで関与させていただいているお客さんは、基本的に固定電話に電話をかけてくるのが当たり前というような状態でした。
まずは固定電話での対応をなくそうと、こちらからの発信は、すべて会社支給のスマホから行うように変更しました。
会社支給のスマホの電話番号を認知してもらうため。
メールの署名欄、名刺への電話番号の記載
スマホからの発信以外にも、メールの署名欄へのスマホの番号の記載、名刺へも番号を入れてもらうようにしました。
効果はあるかは別として、認知してもらうことを徹底しました。
折り返しはメール
固定電話やスマホにかかってきた電話も、緊急性が高そうな伝言メモ以外は基本メールで返信するようにしました。
先方も緊急性がない限り、メールで返信をいただけるようになり始めました。
固定電話ではなく、スマホを使う・通話をしない理由
固定電話ではなく、スマホを使う・通話をしないには個人的な理由があります。
こちらからは極力発信せず、かかってきた電話で緊急性が高そうなもの・文面だとニュアンスが伝わらないような場合は電話対応としています。
ですので、電話を掛ける相手は会社内外問わず、
- 伝言メモの内容が緊急性がありそうな場合
- メールをして何日も放置される
- 相手がIT関係が苦手
- 相手にPCの操作などをお願いするとき
については電話で対応するようにしています。
④については、ZOOMやリモートアクセスができる方であれば、そちらを優先して利用するようにしています。
WEB会議システムであれば画面共有、リモートアクセスであれば、直接操作ができますし。
それが使えないにしても、スマホでの発着信ができれば、やれることが増えます。
- インカムでの電話
- 音声録音
- スマホの画面で情報表示
インカムでの電話
事務所内でも、スマホでの発着信は基本Bluetoothのインカムで電話しています。
片耳だけのタイプなので、傍から見ると独り言を言っているように見られることがありますが、もう慣れました。（一人電話オペレーターです。）
電話を手にもって通話をすると、片手が使えなくなり、キーボード操作などに支障が出ます。
電話しながらPCで会計データを見たり、メモを取ったり検索することも多いので、両手が使えるに越したことはありません。
[box06 title=”あわせて読みたい”]【買ってよかったもの】ヘッドセット～plantronics VOYAGER5200～[/box06]
音声録音
音声録音も地味に便利です。
会社支給のスマホではやっていませんが、独立時代での音声でのやり取りはメモ代わりに録音したりしてあとから聞き直したりしていました。
どうしても忙しいとメモを取れなかったりしてしまうことがあったので。
スマホの画面で情報表示
合わせ技ですが、外出先ではインカムで電話をすると、通話しているスマホ本体で通話以外にも操作できるので、電話しながらメールを見たり、Excelを開いたりすることができます。
PCを開くスペースがない場合には、重宝しますね。
そんなこんなで、固定電話で電話をするとやれないことが多いので会社支給のスマホでの通話ばかりになってしまっています。
まとめ：通話はしない方向に
電話ではなくても、コミュニケーションをとれるツールが溢れています。
- ビデオ通話（ZOOMやTEAMS、Skype）
- SNS（chatworkやslack）
電話だと、メモを取らなければならなかったり、結局電話した後備忘でメールを送ることもあります。
電話→メモメールだと、それだけで時間が倍かかりますし、タスク管理もしにくいですし。
私一人社内で通話しない方向にもっていっても、会社全体が電話主体だと意味がありません。
個人事業主の時は、個人がIT化して、顧問させていただくお客さんもそれなりに同水準のITに関しての知識がある方が多かったので、さほど導入に苦労はありませんでしたが、組織として動く場合、いろいろな方がいらっしゃるので、全体の意識を変えるのは難しいですね。
どこまで導入するか、どこで妥協するか。
個人的にはいろいろ導入したいですが。。。
【編集後記】
アマゾンプライムデー。
テレワークグッズは一通り揃えたので、特にコレと言ってありませんが、
娘のオムツだけは、セールでまとめ買いしてます。笑
オムツは嵩張るし、買い物ついでに買う気がおきないので。。。
