令和3年度の税制改正において、「電子帳簿保存法」が改正され、2022年（令和4年）1月1日より適用になります。
改正の内容をまとめました。
今回は、スキャナ保存についてまとめてみました。
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電磁的記録の3つの区分
電磁的記録による保存は、大きく3つに区分されます。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
今回はスキャナ保存の改正についてまとめました。
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スキャナ保存
今回のブログでまとめるのは、相手からもらう請求書や領収書の保存に関するもののうち、スキャナ保存に関するものについての改正の内容です。
大きく4つ改正が入りました。
- 事前承認制度の廃止
- タイムスタンプ要件、検索要件等の要件が緩和
- 適正事務処理要件の廃止
- スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合のペナルティの整備
まずは、国税庁のパンフレットに載っている、スキャナ保存要件の概要のイメージをご覧ください。
税務署長の事前承認制度が廃止されました。
国税関係書類の全部又は一部について、スキャナで読み取ったデータによる保存を行う場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事業者の事務負担を軽減するため、こちらも事前承認は不要となりました。
2022年（令和4年）1月1日以後に行うスキャナ保存について適用されます。
タイムスタンプ要件、検索要件等について、次のとおり要件が緩和されました。
要件の緩和
- タイムスタンプの付与期間が、記入事項の入力期間と同様、最長約2ヵ月と概ね7営業日以内
- 受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要
- 電磁的記録について訂正又は削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウド等（注1）において、入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができるときは、タイムスタンプの付与に代えることができることとされました。（注1）→訂正又は削除を行うことができないクラウド等も含まれます。
- 検索要件の記録事項について、取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先に限定されるとともに、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要
2022年(令和4年）1月1日以後に行うスキャナ保存について適用されます。
改正前は、紙でもらった領収書などをスキャナで読み取り保存する場合には、受領者が自署し、3営業日以内にタイムスタンプを押す必要がありました。
旅費の精算など従業員が立替金を精算する場合など、タイムスタンプ付与の期間がネックになり会社全体の業務フローの見直しが大きな負担となっていました。
改正後は、自署が不要になり、かつタイムスタンプの付与が最長2ヵ月と7営業日までとなるため、かなりの余裕ができました。
また、利用するシステムで、電子データの訂正又は削除を行った場合にその事実及び内容をログとして記録するクラウド等である場合（訂正又は削除を行うことができないクラウド等を含む）には、タイムスタンプの付与自体が不要になります。
タイムスタンプとは
タイムスタンプは、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子文書が存在していたこと（存在証明）と、その時刻以降、当該文書が改ざんされていないこと（非改ざん証明）を証明するものです。
タイムスタンプサービスの信頼の基盤は、タイムスタンプを発行する時刻認証局（TSA:Time-Stamping Authority）が信頼できる第3者（TTP：Trusted Third Party）であることに基づいており、これは、紙文書の場合、日付の証明として、郵便局というTTPの消印（正式名称：「通信日付印」）を用いるのと同じ考え方です。
適正事務処理要件が廃止されました。
適正事務処理要件とは、①相互けん制、②定期的なチェック、③再発防止策の所内規定の整備等を言います。
不正や不備が発生しないよう、国が厳しい基準を設けていました。
今回これらがすべて廃止となります。
2022年(令和4年）1月1日以後に行うスキャナ保存について適用されます。
スキャナ保存を始めるハードルはかなり低くなったのでないでしょうか？
スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合の重加算税の加重措置が整備されました。
適正な保存を担保するための措置として、スキャナ保存が行われた国税関係書類に係る電磁的な記録に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が、10％加重される措置が整備されました。
要件を緩和した分、データ保存が容易になりより広く電子帳簿保存法の利用が見込まれますが、その分適正な保存ができていない場合（隠蔽や仮装）にはペナルティを課すようになりました。
間口を広げた分のけん制の意味で、ペナルティが導入されました。
2022年(令和4年）1月1日以後法定申告期限等が到来する国税について適用
注意点
Q:これまで税務署長の承認を受け、スキャナ保存を行ってきましたが、今回の承認制度の廃止に伴い、何か手続きは必要ですか？
また、改正後の緩和された要件の下で保存を行っても問題ありませんか？
A：施行日（令和4年1月1日）以後についても引き続き承認は有効であり、承認の取りやめの届出書を提出する（又は税務当局から取消処分を受ける）までは、その後も改正前の要件を満たしてスキャナ保存を行う必要があります。したがって、施行日前に承認を受けていた方が、施行日以後緩和された要件の下で保存を行う場合には、承認の取りやめの届出書の提出等の承認を取りやめる一定の手続きが必要になります。
なお、施行日前に承認を受けていた方が、引き続き改正前の要件で保存を行うか、新たに改正後の要件で保存を行うかは保存義務者の選択となりますが、重加算税の10％加重措置については、施行日以後に法定申告期限が到来する国税について適用されます。
こちらも改正前に承認を受けていた場合で、改正後の緩和された保存要件で運用したい場合には、以前出した承認を取り下げる手続きが必要になります。
うっかり取下げを忘れて、改正前の承認が有効な状態である場合に、改正後の保存要件で保存した場合には、改正前の要件を満たしてないので、国税関係書類を保存していないとされてしまいますので、注意が必要です。
まとめ
電子帳簿等の保存と同様、スキャナ保存についても事前の承認が廃止され、厳しかったタイムスタンプの要件が緩和されました。ただし、要件が緩和された分、不正をした場合にはペナルティを課しますよという形になりました。
タイムスタンプ要件が緩和され、現実的になった感じがします。
現実的になった分、スキャナ保存を導入する場合には、しっかりと要件を理解して導入したいですね。
【編集後記】
娘と近くのコンビニまで手を繋いで歩いていけるようになりました。
ちょっと前まですぐ座り込んで、抱っこを要求してきたんですが、子の成長は早いものです。
