自分の個人の会計もクラウド会計ソフトを使っています。
現在使用してるのは、MFクラウド確定申告。
freeeは、認定アドバイザーに登録したのでこちらも利用することが出来ます。
並行利用して使用感を確かめています。
クラウド会計ソフトは、自動で取り込める場面が増えれば増えるほど「経理」にかかる負担が「ラク」になります。
クラウド会計ソフト
MFクラウド会計・確定申告、freee、弥生会計オンラインといったものが有名ですね。
利用する場合は、アカウントを購入（月払いか年払い）し、ブラウザ上でログインして利用します。
従来型の会計ソフトと違い、PCにインストールする必要がないので別のPCやタブレットといった違う環境でも使うことができます。
銀行やクレジットカードの明細情報を取得し、取引を推測してくれます。
使い込めば取引を学習してくれるので、自分の使用環境にあった状態になり、使うほどラクになっていきます。
簿記の知識がなくても使えるようにを前提に作られているので、従来の会計ソフトのような取っつきにくさがないようです。
逆に仕訳を切るいう作業に慣れている方は、クラウド会計ソフトによっては取っつきにくいといったこともあるようですね。
「現金」取引を少なくする
「現金」でのやり取りが少なくなれば、クラウド会計は威力を発揮します。
- 売上は現金で回収している
- 仕入や経費は、現金で支払っている
- 立替経費は、手書きの精算書で現金で精算している など
クラウド会計をうまく「利用」するなら、「現金」での取引はなるべく少なくする方向へ舵を切る必要があります。
クラウド会計は、銀行やクレジットカード会社が提供するデータを利用して会計データを起こすので、データが提供されない「現金」を自動化することは苦手です。
上記の例では、
- 売上は銀行に入金してもらう
- 仕入や経費は、銀行に直接振り込む、クレジットカードを使う、ASKULやAmazonを使う
- モバイルSuicaや経費精算アプリを使ってもらい、振り込む など
なるべく「現金」でのやり取りを少なくすることが重要です。
「現金」での取引が少なくなれば、自動で取り込める場面が増えて「経理」がラクになります。
「現金」から別の支払手段に変更する
クラウド会計は、取り込むデータをしっかり把握すれば従来の経理にかかっていた時間の半分以下の時間にまで短縮することは可能です。
今まで現金で払っていたものをクレジットカードやICカード、銀行引落へ切り替えていく必要があります。
そういったものの洗い出し作業が難しかったりします。
お金のフローのようなものを作成し、「現金」から「クレジットカードなど」に置き換えられるかどうかを探ってみましょう。
クラウド会計は日々使う
クラウド会計は、まとめて入力するより日々使うことで取引を「学習」していきます。
最初は、
- 6/1 NTTファイナンス 5,600円 旅費交通費
と推測したデータがあったとします。
本来は、携帯電話の使用料なので、「旅費交通費」→「通信費」が正しいです。
この取引を修正し、翌月似た取引があった場合、
- 7/1 NTTファイナンス 6,000円 通信費
といったように、取引を学習しより近い勘定科目を提示してくれます。
これは、日々データを確認・修正することで「精度」が上がっていきます。
決算や確定申告間近で一括で入力しようとすると、「学習」機能が働く前に入力しなくてはなりません。
それではクラウド会計を使うメリットがありません。
また、クラウド会計は「オンライン上」で使用することが前提です。
ネット回線やPCのスペックに左右される部分があります。
1つ入力するごとにネット上でデータのやり取りをするので、高速で入力するといった作業は得意ではありません。
従来型の会計ソフト（弥生会計など）に比べると、「もっさり」感がありイライラすることも。
データの「修正」に関してもやはり「もっさり」感が。
勘定科目を一括で変更したいといった場面でも従来型より「もっさり」します。
とにかくいちいちネットに接続しに行くのでもたつく感じになります。
そのようなもたつきも、日々短時間しっかりクラウド会計に触っていれば気になりません。
データ自体は自動で取り込んでくれるので、少しの確認・登録で済みます。
長時間クラウド会計に触れると、もたつくので時間がかかるように感じてしまいます。
クラウド会計を導入したら、従来型の会計ソフトより触れる頻度を上げて行きましょう。
まとめ
- 取引を「現金」から別の支払手段に置き換える
- 日々クラウド会計に触れる
これだけで従来型の会計ソフトより経理にかかる時間は少なくなります。
初期の設定・最初の使い込みは大変かもしれませんが、2か月後くらいからは格段にスピードが上がります。
導入を検討してみてはいかがでしょうか。
《編集後記》
自分の事務所の経理をやるようになり、1週間が経ちました。
小さい自分だけの事務所ですが、朝の時間を利用し前日のデータをまとめています。
ほんの10分もあれば確認は終わります。
